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ChatGPT로 회의록 요약하는 법 (프롬프트 템플릿 포함)

회의가 끝나고 메모를 정리하다 보면 “그래서 무엇을 정했고, 누가 언제까지 하기로 했지?“가 헷갈릴 때가 많습니다. 받아 적은 메모나 녹취를 글로 옮긴 텍스트가 있다면, ChatGPT에 붙여 넣고 원하는 형식을 알려주는 것만으로 회의록 초안을 만들 수 있습니다. 이 글은 텍스트를 직접 붙여 넣는 방식만 다루며, 같은 방법은 Claude나 Gemini에서도 그대로 쓸 수 있습니다.

1. 요약 전에 회의 텍스트 준비하기

AI가 내놓는 요약은 넣은 텍스트보다 좋아지기 어렵습니다. 붙여 넣기 전에 몇 분만 정리해 두면 결과가 훨씬 깔끔해집니다.

  • 말한 사람을 표시하세요. 김: 일정은 다음 주로 미루자처럼 줄 앞에 이름이나 역할을 붙이면, 누가 무엇을 맡았는지 AI가 구분하기 쉬워집니다.
  • 잡담과 중복을 정리하세요. 회의 시작 전 인사, 같은 말을 반복한 부분은 지워도 됩니다. 다만 결정이나 숫자가 섞인 문장은 남겨 두세요.
  • 민감한 정보는 가명으로 바꾸세요. 실명은 “A팀”, “담당자 1”로, 거래처는 “거래처 B”로, 정확한 금액은 “금액 X”처럼 바꿔 넣습니다. 요약을 받은 뒤 원래 이름으로 되돌리면 됩니다.

준비된 텍스트는 대략 이런 모양이 됩니다.

팀장: 거래처 B 납품 일정은 2주 뒤로 미루기로 하자.
담당자 1: 그럼 견적서 수정본은 제가 금요일까지 보낼게요.
담당자 2: 디자인 시안은 아직 확정 안 됐으니 다음 회의에서 다시 보죠.

2. 기본 회의록 요약 프롬프트 템플릿

아래 템플릿을 복사해서 빈칸만 채우고, 맨 아래에 회의 텍스트를 붙여 넣으세요.

너는 회의록을 정리하는 업무 비서야.
아래 회의 텍스트를 읽고 회의록을 만들어줘.

[회의 정보]
- 회의 종류: ___ (예: 주간 팀 회의)
- 날짜: ___
- 참석자: ___

[출력 형식]
1. 회의 개요: 3~5줄
2. 결정 사항: 번호 목록
3. 할 일: 표 (할 일 | 담당자 | 기한)
4. 남은 질문: 결론이 나지 않았거나 다음에 다시 논의할 내용

[조건]
- 원문에 없는 내용은 쓰지 말 것.
- 담당자나 기한이 원문에 없으면 추측하지 말고 "미정"으로 표시할 것.

[회의 텍스트]
(여기에 붙여 넣기)

여기서 가장 중요한 줄은 **“원문에 없는 내용은 쓰지 말 것”**입니다. 이 조건이 없으면 AI가 자연스러운 문장을 만들려고 원문에 없던 결정이나 기한을 덧붙이는 경우가 있습니다. 역할·형식·조건을 나눠 쓰는 이유가 궁금하다면 AI에게 질문 잘하는 법: 프롬프트 작성 기본 5단계를 함께 읽어 보세요.

3. 할 일·담당자·기한만 뽑는 프롬프트

회의록 전체보다 “누가 무엇을 언제까지”만 필요할 때가 있습니다. 그럴 때는 요청을 좁히면 결과도 짧고 정확해집니다.

아래 회의 텍스트에서 할 일만 뽑아서 표로 정리해줘.
열은 "할 일 | 담당자 | 기한" 세 개로 해줘.
기한이 언급되지 않은 항목은 기한 칸에 "미정"이라고 써줘.
원문에 없는 할 일은 만들지 마.

(회의 텍스트 붙여 넣기)

표 형식으로 받아 두면 엑셀이나 스프레드시트에 붙여 넣어 진행 상황을 관리하기 편합니다. 할 일 표에 완료 여부나 남은 일수를 계산하는 수식을 넣고 싶다면 ChatGPT로 엑셀 수식 만드는 법에서 질문하는 방법을 참고하세요.

4. 참석자에게 보낼 공유 메일 초안 만들기

회의록을 받은 뒤 새 대화를 열 필요 없이, 같은 대화에서 이어서 요청하면 됩니다. AI가 앞에서 정리한 내용을 바탕으로 메일을 써 줍니다.

방금 정리한 회의록을 바탕으로 참석자에게 보낼 공유 메일 초안을 써줘.
- 말투: 정중하지만 짧게
- 구성: 인사 한 줄, 결정 사항 요약, 할 일 표, 다음 회의 안내
- 다음 회의 날짜는 "추후 공지"로 적어줘.

메일 초안도 그대로 보내지 말고, 받는 사람 이름과 날짜를 직접 확인한 뒤 보내세요. 앞 단계에서 가명으로 바꿨다면 이때 원래 이름으로 되돌리면 됩니다.

5. 결과 검수 체크리스트

AI가 만든 회의록은 초안입니다. 공유하기 전에 아래 순서로 한 번 확인하세요.

  1. 이름을 원문과 대조합니다. 할 일의 담당자가 실제로 그 일을 맡겠다고 한 사람인지 확인합니다.
  2. 날짜와 숫자를 원문과 대조합니다. 기한, 수량, 금액처럼 틀리면 곤란한 값은 원문에서 찾아 하나씩 맞춰 봅니다.
  3. 빠진 결정이 없는지 봅니다. 회의 중 정한 내용이 결정 사항 목록에 모두 들어갔는지, 아직 정하지 않은 것이 결정으로 잘못 들어가지 않았는지 확인합니다.
  4. “미정” 항목을 정리합니다. 기한이 “미정”인 할 일은 담당자에게 따로 물어 채워 넣습니다.
  5. 틀린 곳은 같은 대화에서 고칩니다. 할 일 2번의 담당자는 담당자 2가 아니라 담당자 1이야. 고쳐서 다시 보여줘.처럼 무엇이 틀렸는지 구체적으로 알려주면 됩니다.

6. 입력 전 주의할 점

  • 개인정보와 사내 기밀은 넣지 않거나 가명으로 바꾸세요. 주민등록번호, 연락처, 계약 조건 같은 내용은 요약에 꼭 필요하지 않다면 지우는 것이 안전합니다.
  • 회사의 AI 사용 정책을 먼저 확인하세요. 회사마다 외부 AI 도구에 업무 내용을 입력해도 되는지에 대한 기준이 다를 수 있습니다. 정해진 규칙이 있다면 그 규칙을 따르세요.
  • 회의를 녹음한다면 참석자의 동의를 먼저 받으세요. 녹음 사실을 미리 알리고 동의를 구하는 것이 기본 예의이자 일반적인 권고입니다.
  • 요약은 기록을 대신하지 않습니다. AI가 놓치거나 잘못 이해한 부분이 있을 수 있으니, 중요한 회의라면 원문 메모도 함께 보관해 두세요.

참고 자료

아래 글은 구성을 참고했으며, 본문 문장과 템플릿은 새로 작성했습니다.